Il nostro sistema di segnalazione protetta (“whistleblowing”)
Operiamo con integrità, diligenza e rispetto della legge e del nostro Codice di Condotta.
Tuttavia, come qualsiasi altra azienda, non siamo del tutto protetti da comportamenti inconsapevolmente illegali o non etici. È quindi importante identificare tempestivamente i segnali di una possibile cattiva condotta per prevenirla e affrontarne le cause. Un sistema di segnalazione è un modo efficace per identificare e indagare su rischi e comportamenti scorretti.
Per questo motivo, abbiamo fatto la scelta consapevole di confrontarci apertamente con i segnalatori e abbiamo istituito un sistema di segnalazione protetta (o sistema di whistleblower).
Questo sistema offre a tutti la possibilità di presentare segnalazioni di violazioni effettive o potenziali, in forma anonima o non anonima, attraverso un apposito ufficio di segnalazione. Le segnalazioni vengono esaminate in modo tempestivo, approfondito e riservato.
1. Eventi segnalabili
Tutti i nostri dipendenti, apprendisti, lavoratori interinali, agenti di commercio, tirocinanti, impiegati in sede o da remoto, liberi professionisti, lavoratori autonomi e persino ex dipendenti e partner commerciali possono segnalare violazioni commesse o potenziali. Queste includono, ad esempio:
- Reati o crimini penali, quali: molestie, mobbing, corruzione, riciclaggio di denaro, frode, furto, danni alla proprietà, lesioni fisiche, corruzione, accettazione di benefici;
- Inosservanza di norme volte a tutelare la vita, l’incolumità fisica o la salute, o a proteggere i diritti dei dipendenti o dei loro organi di rappresentanza;
- Pericolo astratto o concreto per la salute e la sicurezza delle persone;
- Violazione della sicurezza e della conformità dei prodotti;
- Non conformità con la protezione dell’ambiente;
- Violazione della protezione dei dati;
- Comportamento anticoncorrenziale;
- Comportamenti che possano danneggiare la reputazione di HÄFELE;
- L’occultamento deliberato di uno dei punti sopra citati.
2. Procedura
Per trattare nel modo più completo possibile le violazioni commesse o potenziali, è necessaria una procedura trasparente ed efficiente.
Per questo motivo, abbiamo definito le seguenti fasi procedurali, che vanno dalla notifica alla conclusione della procedura. Ci assicuriamo che queste fasi procedurali vengano seguite.
a. Segnalazione del comportamento scorretto
Che cosa?
Violazione o minaccia di violazione della legge (vedi sopra).
Come?
Ognuno è libero di segnalare esplicitando la propria identità o in forma anonima. A questo scopo abbiamo anche istituito due canali di segnalazione, che sono indipendenti nello svolgimento delle loro funzioni. Ciò significa che chi denuncia è libero di decidere se rivolgersi a un referente Häfele o al nostro organismo di tutela esterno.
|
Riferimento esterno |
Inoltre, le violazioni possono essere segnalate al Responsabile interno della Compliance di Gruppo:
|
Riferimento Häfele |
Naturalmente, è possibile rivolgersi in qualsiasi momento a terzi per esprimere le proprie preoccupazioni, come la Direzione aziendale o un’altra persona di fiducia all’interno dell’Azienda. Per garantire che i fatti segnalati possano essere effettivamente chiariti, la terza parte dovrebbe inoltrare la segnalazione a uno dei nostri uffici di segnalazione.
La segnalazione può essere fatta di persona, per iscritto, per via elettronica o per telefono.
Se la segnalazione viene fatta in forma anonima, l’informatore deve dichiarare nel rapporto il canale attraverso il quale desidera essere contattato - in forma anonima o non anonima, a seconda dei casi.
È necessario descrivere l’accaduto nel modo più dettagliato possibile. A titolo esemplificativo, l’incidente può essere descritto rispondendo alle seguenti domande:
- Cosa è successo?
- Chi è stato coinvolto?
- Quando e dove si è verificato l’accaduto?
- Il problema è ancora in corso?
- Qual è il tuo rapporto con HÄFELE? (dipendente, lavoratore interinale; libero professionista, ex dipendente, partner commerciale, etc...).
- L’incidente si è verificato concretamente?
- Sei coinvolto direttamente nella questione?
Quando?
Il potenziale segnalatore non è tenuto a indagare sui fatti: questo è il nostro lavoro. Pertanto, le segnalazioni possono essere inviate al nostro ufficio segnalazioni già nella fase iniziale di un primo sospetto.
b. Ricezione ed elaborazione di una segnalazione - verifica del campo di applicazione e conferma di ricezione
Prendiamo molto sul serio le segnalazioni ricevute. Pertanto, è nostra premura elaborarle immediatamente. Entro 7 giorni, il nostro ufficio segnalazioni verificherà che la segnalazione ricevuta sia effettivamente relativa a una violazione di legge e informerà il segnalante - in forma anonima o non anonima, a seconda della richiesta del segnalante - per iscritto, elettronicamente o verbalmente, sullo stato di elaborazione e sulla sua rilevanza legale.
c. Chiarimento dei fatti
Dopo che l’ufficio di riferimento ha stabilito che è stata commessa una violazione di legge sulla base della segnalazione iniziale, inizia l’effettivo approfondimento dei fatti.
Il servizio di vigilanza adotta tutte le misure investigative necessarie. La natura dell’indagine dipende dalle circostanze. Il servizio di vigilanza potrebbe quindi dover ricontattare la persona che ha fatto la segnalazione. Soprattutto nel caso di segnalazioni anonime, è importante che il segnalante indichi un contatto al momento della presentazione della segnalazione, ad esempio un indirizzo e-mail che non consenta di trarre conclusioni sull’identità del segnalante. L’identità dell’informatore e delle persone citate nella segnalazione sono tenute segrete. Anche se è necessario contattare un’altra persona per chiarire i fatti, ciò avviene sempre nel rispetto della riservatezza e della protezione dei dati.
Il servizio di vigilanza si impegna a concludere le indagini entro 3 mesi dalla data di ricezione della segnalazione. Al termine dell’indagine, la persona che ha fornito le informazioni sarà informata dei risultati dell’indagine.
d. Conclusione delle indagini
L’indagine si conclude al massimo dopo 3 mesi. Il procedimento può essere interrotto per mancanza di prove o per altri motivi, oppure consegnato all’ufficio responsabile per l’attuazione della misura necessaria (ad esempio, richiamo disciplinare, multa, licenziamento, ecc.).
L’investigatore del servizio di vigilanza può formulare raccomandazioni alla Direzione aziendale per ridurre al minimo il rischio di futuri comportamenti scorretti.
3. Documentazione
Tutti i messaggi in arrivo saranno documentati e archiviati in modo permanente, nel rispetto dei requisiti di riservatezza e di protezione dei dati. I messaggi ricevuti tramite trasmissione vocale, ad esempio per telefono, o tramite incontro personale possono essere registrati solo previo consenso. Lo stesso vale per la creazione di una registrazione testuale. In assenza di tale consenso, verrà prodotto solo un protocollo dei contenuti. In ogni caso, l’informatore ha la possibilità di rivedere la registrazione, correggerla se necessario, e confermarla con la propria firma.
Le registrazioni saranno distrutte, una volta scaduti i periodi di conservazione previsti dalla legge.
4. Protezione del segnalante e delle persone coinvolte
Tutti gli informatori, le persone interessate e i dipendenti che partecipano al chiarimento della condotta illecita oggetto di segnalazione sono ampiamente protetti.
Gli uffici preposti alle segnalazioni manterranno strettamente riservata l’identità dell’informatore e quella delle persone citate nella segnalazione. L’identità è nota solo agli investigatori degli uffici di segnalazione e in nessun caso sarà rivelata a Häfele o a terzi. L’identità dell’informatore sarà divulgata solo con il suo consenso o in caso di obbligo legale o normativo.
In aggiunta, saranno adottate tutte le misure necessarie per proteggere l’informatore da eventuali ritorsioni quali licenziamenti, trasferimenti, ammonizioni, demansionamenti, intimidazioni o inserimento in una “black list”.
Inoltre, i segnalanti non sono passibili di alcuna sanzione qualora, per effettuare la propria segnalazione di illecito, scelgano di rivolgersi a un ufficio di segnalazione esterno, ovvero alle autorità competenti.
Va da sé, tuttavia, che non proteggeremo i segnalanti che facciano dichiarazioni gravemente negligenti o deliberatamente false o che comunichino all’esterno informazioni errate. In questo caso, tra l’altro, i segnalanti possono essere soggetti ad azioni disciplinari e/o procedimenti giudiziali.
